COMUNICAZIONI AI SENSI DEL REGOLAMENTO UE 679/2016

Premessa

Studio A.M. sas (di seguito Studio a&m), con sede legale ed operativa in Via Cornelio Magni 39 – 00147 Roma, conduce i processi di selezione del personale perseguendo la parità tra lavoratori e lavoratrici e non discriminando i candidati dell'uno o dell'altro sesso, in adempimento alla legge 903/77 e 125/91 nel rispetto della normativa vigente.

Studio a&m conferma a tutti gli interessati che tratterà i dati liberamente trasmessi, sensibili e non, esclusivamente al fine della gestione dell'attività di consulenza nel campo del reclutamento, della selezione e della valutazione del personale che essa svolge per incarico di Enti, Organizzazioni e Società Clienti o per proprio conto.

Studio a&m si impegna a trattare i dati così forniti nonché a custodirli nel rispetto della massima riservatezza, con cura e diligenza, secondo le disposizioni del Regolamento UE 196/2016 nelle modalità esplicitate nei paragrafi successivi.

1. RACCOLTA DEI DATI

1.1 La raccolta dei dati avviene mediante invio, a Studio a&m, da parte degli interessati, a mezzo posta, telefax o e-mail o a mano delle informazioni relative alla propria esperienza professionale, organizzate in forma di curriculum vitae (C.V.)

1.2 L'invio a Studio a&m del proprio C.V., da parte dell'interessato, può rappresentare:

a) una candidatura spontanea e cioè senza il riferimento a specifiche esigenze manifestate dallo Studio a&m;

b) la risposta a specifici annunci di ricerca di personale pubblicati da Studio a&m per conto terzi su quotidiani o periodici, locali, nazionali o esteri, con o senza incarico dello Studio a&m di gestione del processo di selezione

c) la risposta a specifiche iniziative di ricerca e selezione di personale intraprese dallo Studio a&m per conto terzi e pubblicate su siti o portali specializzati

1.3 La raccolta riguarda soltanto i dati comuni che saranno oggetto di trattamento nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti ed alle finalità di cui al successivo punto 2. L'interessato/a pertanto non dovrà in alcun modo conferire i dati idonei a rivelare lo stato di salute, l'origine razziale o etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche, l'appartenenza sindacale, la vita o l'orientamento sessuale, i dati biometrici e tutte le informazioni qualificabili come "dati particolari" ai sensi dell'art 9 del Regolamento UE 679/2016

2. FINALITÀ DELLA RACCOLTA DEI DATI

2.1 La raccolta e il trattamento dei dati personali sono finalizzati allo svolgimento, da parte dello Studio a&m, di attività di ricerca, selezione e valutazione del personale, nell'interesse di Enti, Organizzazioni e Società Clienti o per la propria struttura organizzativa.

2.2 Nel caso in cui i dati personali siano forniti dall'interessato indicando il riferimento ad un annuncio specifico, il trattamento dei dati sarà attuato dallo Studio a&m con riferimento specifico a quella commessa di selezione di personale. L'utilizzo dei dati, da parte dello Studio a&m sarà possibile solo se il Curriculum inviato sarà accompagnato da autorizzazione scritta espressa contestualmente all'invio o successivamente.

2.3 Nel caso in cui i dati personali siano forniti dall'interessato indicando il riferimento ad un annuncio specifico, il trattamento dei medesimi dati nell'ambito di successive selezioni di personale, sarà attuato dallo Studio a&m soltanto in presenza di esplicito consenso dell'interessato, inviato contestualmente al curriculum o conferito successivamente (vedi punto 5.2.2.).

2.4 Anche nel caso in cui i dati personali siano forniti spontaneamente dall'interessato, quindi non in risposta a specifica inserzione, l'interessato è tenuto ad esprimere esplicito consenso al trattamento dei dati ai sensi dell'art 6 del Regolamento UE.

3. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI - CONSEGUENZE DEL RIFIUTO DEL CONSENSO

3.1 Il conferimento dei dati personali da parte dell'interessato, per le finalità di cui al punto 2., è facoltativo. L'eventuale mancato conferimento dei dati, da parte dell'interessato, potrà comportare tuttavia l'impossibilità per lo Studio a&m di svolgere le sopraddette attività di ricerca, selezione e valutazione del personale.

3.2 Qualora il conferimento dei dati non sia accompagnato da una dichiarazione di consenso al trattamento, Studio a&m non potrà prendere in considerazione la candidatura per gli scopi di cui al punto 2. Il consenso andrà formulato per iscritto utilizzando la seguente dicitura:

"Ai sensi del Regolamento UE 679/2016, vista l'informativa presente sul sito dello Studio a&m, acconsento che Studio AM sas tratti i miei dati, anche particolari, ed eventualmente li trasferisca a terzi, anche al di fuori della U.E., per ricerche e selezioni di personale."

4. COMUNICAZIONE DEI DATI

4.1 I dati personali trasmessi dai candidati allo Studio a&m, potranno essere comunicati ai soggetti pubblici o privati che ci avranno conferito mandato di svolgere in loro favore attività di ricerca, selezione e valutazione del personale.

La comunicazione sarà effettuata soltanto nel caso di preventivo consenso dell'interessato, che sarà formalizzato per iscritto:

• con le modalità descritte al punto 3.2
• oppure sottoscrivendo la dichiarazione in calce alla scheda intervista compilata in sede di colloquio,
• o con altro mezzo di comunicazione, anche elettronico, nel caso di colloquio telefonico o in videoconferenza.

5. MODALITA' DI RICEZIONE, CONSERVAZIONE E TRATTAMENTO DEI DATI DEI CV

5.1 Se il CV perviene in risposta ad inserzione dello Studio a&m sui quotidiani e/o su web:

Tutte le inserzioni di ricerca di personale qualificato pubblicate a cura dello Studio a&m riportano chiaramente il Riferimento del numero di commessa, per permettere una corretta gestione delle risposte e la loro conseguente agevole archiviazione per profilo o per commessa.

5.1.1 Ricerca e Selezione di personale (Servizio di reperimento e selezione)

Quando l'inserzione per la ricerca di personale riporta nel testo un esplicito mandato del cliente alla selezione (Es. “..la società nostra cliente ci ha incaricato della ricerca e selezione ..”) si tratta di una commessa di Ricerca e Selezione di personale in cui lo Studio a&m è stata incaricato oltre che del reperimento della preselezione del personale.

In tal caso lo Studio a&m procederà ad una convocazione delle solo le candidature in possesso dei requisiti per un'intervista di valutazione e per gli eventuali test di valutazione. In assenza di convocazione all'intervista, trascorsi 60 giorni dalla pubblicazione dell'annuncio, la ricerca dovrà ritenersi conclusa senza ulteriori comunicazioni in merito.

I dati relativi alle candidature intervistate potranno essere trasmessi alla società cliente se le candidature stesse saranno ritenute in linea con le richieste aziendali. La trasmissione dei dati alla società cliente avverrà solo qualora l’interessato al momento dell’intervista, non abbia escluso la medesima società dalla lista dei soggetti “con cui non si desidera entrare in contatto”. Tale dichiarazione sarà espressa per iscritto e firmata da ciascuna delle persone intervistate.

I dati relativi alle candidature intervistate che non saranno ritenute idonee per la ricerca in corso potranno essere considerate per esigenze future e saranno conservati nella Banca Dati Candidati per 2 (due) anni in forma elettronica o cartacea. Trascorso questo tempo i dati saranno distrutti.

5.1.2 Ricerca di personale con sola pubblicazione dell'inserzione (Servizio inserzioni)

Quando nel testo dell'inserzione per la ricerca di personale non vi è un esplicito riferimento ad un mandato del cliente, si tratta di una commessa in cui lo Studio a&m stà effettuando la sola Assistenza nella pubblicazione dell'inserzione (Servizio inserzioni) per cui non si prevede la gestione da parte dello Studio delle successive fasi valutative/selettive. In tale caso la selezione sarà curata direttamente dalla società cliente e lo Studio a&m si limiterà alla trasmissione dei curricula pervenuti. Per garantire la tutela della massima riservatezza ed evitare ai Candidati spiacevoli contatti con Società o Gruppi non graditi, le persone interessate alla proposta di lavoro pubblicizzata a cura dello Studio a&m sono invitate a segnalare (nella lettera di accompagnamento o nella e-mail di trasmissione del C.V. o sulla busta contenente il C.V.) le Società o i Gruppi con cui non desiderano entrare in contatto, specificando chiaramente la dicitura "RISERVATO". Solo in questo caso lo Studio a&m aprirà la busta, visionerà il CV pervenuto e valuterà se non sussistono motivi che ostano alla sua trasmissione alla società cliente. In tal caso il C.V. non sarà inoltrato e sarà distrutto, senza darne comunicazione all'interessato, per garantire pari riservatezza anche all'inserzionista. I CV pervenuti nell'ambito del Servizio Inserzioni non sono registrati né protocollati, ma trasmessi direttamente alla Società Cliente con le modalità sopra riportate; pertanto non sarà possibile fornire notizie sull'iter degli stessi.

5.2 Se il CV perviene quale candidatura spontanea

5.2.1. Nel caso di trasmissione via postale, via fax, via e-mail o a mano della propria candidatura, questa dovrà essere accompagnata da espresso consenso scritto al trattamento dei dati contenuti nel C.V. (vedi punto 2.2.). I dati cartacei saranno conservati nella Banca Dati Candidati dello Studio a&m per un periodo di 2 (due) anni.

5.2.2 In occasione di eventuale successiva intervista selettiva la persona convocata, se interessata, sarà invitata a sottoscrivere un'apposita dichiarazione di consenso al trattamento dei dati personali a cura dello Studio a&m (vedi punto 4.1).

6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati si svolgerà in conformità con quanto previsto dal Regolamento UE 679/2016 e sarà effettuato sia manualmente sia con l'ausilio di mezzi informatici e telematici.

I dati infatti, come sopra descritto ai punti 5.1 - 5.2, saranno conservati sia in archivi cartacei sia in archivi elettronici, in modo da consentire l'individuazione e la selezione di dati aggregati o specifici.

Il trattamento sarà effettuato presso la sede dello Studio a&m dal Responsabile della Sede o da personale specializzato da questi incaricato.

In ogni caso il trattamento dei dati avverrà con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con modalità che garantiscano la sicurezza e la riservatezza dei dati medesimi, attraverso l'adozione di misure idonee ad impedire l'alterazione, la cancellazione, la distruzione, l'accesso non autorizzato o il trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

7. DIRITTI DELL'INTERESSATO

• dell'origine dei dati personali
• delle finalità e modalità del trattamento
• della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici
• degli estremi identificativi del Titolare e del Responsabile della Protezione dei dati
• dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza
• dei Paesi nei quali i miei dati possono o sono stati comunicati
• del periodo di conservazione  

8. DURATA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento avrà una durata non superiore a quella necessaria agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e comunque non superiore ai tre anni.

Per un maggiore approfondimento dei tempi relativi si rimanda ai punti: 5.1 - 5.2. di questa informativa.

Tuttavia, qualora l'interessato ritenga, per qualsiasi motivo, esaurito lo scopo del trattamento, dovrà darne comunicazione scritta, agli indirizzi sopra riportati dello Studio a&m, che procederà all'immediata cancellazione delle informazioni.

9. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

9.1 La titolarità del trattamento dei dati, oggetto della presente informativa, compete allo Studio a&m

9.2 Responsabile della Protezione dei dati è il Sig. Paolo Augugliaro reperibile presso gli indirizzi sopra riportati.